社会保険の調査が回ってきたけど5分で終わったお話
ある日突然、こんな通知が郵送で届きました。
数年ごとのタイミングで社保の調査が入る事があるのは噂に聞いていましたが、当社はいま2期目で、初めてもらった連絡でしたので少し驚きました。
色々と調べた所、以前は調査対象はランダムに選ばれていましたが、現在はすべての会社が対象となっているみたいです。
今後同じようなお手紙をもらう事になる方もいらっしゃるかと思いますので、今日は「健康保険・厚生年金保険事務についての調査」がどんな感じだったかまとめます。
調査が入る目的
主にこちらの理由です。
・社長や正社員だけでなく、パート/アルバイト従業員の加入漏れが無いか
・算定の基礎となる報酬額は正しいか
・加入時期は適切か
準備する書類
このようなラインナップです。
当社の場合は、人事労務freeeというソフトを普段の労務管理で使用しておりまして、労働者名簿・出勤簿・賃金台帳はソフトから自動作成したものを出力しただけでした。
決定通知書等もしっかり保管してありましたので、必要書類の準備はものの2-3分で問題なくおわりました。
当日の流れ
指定されたのは7月某日の朝9時、猛暑で最高気温が更新された日でしたが、なんとか渋谷の年金事務所へ到着しました。
調査会場にはこんな感じの案内がありました。
その日の一番乗りだったらしく、すぐに自分の番が回ってきます。小さなブースが5-6個並んでおり、調査員の方々がスタンバイしていました。
とりあえず、調査員の方の簡単な名乗りがあった後、代表者の方ですね?という確認から始まります。身分証明書などの提示は求められません。
取り急ぎ持参した書類をすべて広げてみます。
調査員「決定通知書はそれですねー(遠くから眺めるのみ)」
わたし「はい。」
調査員「パートの方の出勤簿って作成してますか?」
わたし「はい、これです。」
調査員「ふむふむ(パラパラと眺めるだけ)」
という感じで、持参した書類を次々に簡単に眺めてもらい終了しました。
優良認定もされ、向こう4年位は調査は入らないらしいのでほっと一安心です。
注意すべき点
当社は従業員数が少なく、書類もすべて揃っていたので大丈夫でしたが、10人程度以下の小規模事業者の場合、以下を注意したほうが良さそう、という観点3つです。
1.一人社長の場合でも社会保険・厚生年金には加入が必須
国民健康保険・国民年金で大丈夫だろうと、勘違いしている人が多いのですが、気づいた時点ですぐに加入したほうがいいです
2.パートやアルバイトを雇用する場合でも労働時間によっては加入が必須
社会保険の加入条件は徐々に拡大していっていますので、こちらなどを参考にしてみてください
3.普段から出勤簿、労働者名簿等の書類を作成しておける状態にしておく
調査が入る段階になってから労働者名簿のテンプレを入手して作成して、、、では準備が不十分なので、何かしらの労務管理ソフトで運用する事を強くオススメします
今後は、税務調査や労基署の調査等、入ることがあると思いますが、何かと後回しになってしまう事務全般はマメにやっておくに越したことはないですね。
というわけで、今は社長の私が労務もホームページ作成も資料作成も行っているのですが、事務や代表補佐を含め色々なポジションを募集しています!